P. Block, ” Financial Practices: creating accountability with self-control” in Stewardship choosing service over self-interest, Berrett – Koehler Publishers Inc, 1993, San Francisco.

“Pratiche finanziarie: creare responsabilità con l’autocontrollo”

Anni fa ad Exxon avevano la filosofia della decentralizzazione. I dirigenti d’azienda avrebbero dato autonomia alle società operative in tutte le aree di applicazione eccetto che per il controllo sulle persone e sul denaro. Avevano capito che la gestione economica e del personale sarebbero state le chiavi per l’impero. Questo capitolo è sul denaro, il prossimo sarà dedicato alle persone.

La moneta è vitale per governare perchè è uno strumento di misura universale. Non misura tutto ciò a cui teniamo, ma è il linguaggio comune che utilizziamo per misurare il benessere delle istituzioni, le promesse reciproche ed in qualche misura se abbiamo mantenuto quelle promesse. Abbiamo creato la funzione finanziaria per aiutarci ad essere pienamente informati e per ricevere comunicazione sui rendimenti. La funzione finanziaria aiuta anche le persone, attraverso il budget, nel documentare e per tenere traccia delle loro promesse.

Queste intenzioni sono orientate al servizio ed hanno un significato critico per le persone, ad ogni livello, per adempiere alla loro responsabilità di Stewardship.

Quello che è accaduto in molte organizzazioni, tuttavia, è che le intenzioni di supporto della funzione finanziaria siano state usate per diventare un arma del patriarcato, e quindi siano diventate un centro di controllo per il loro diritto. Il legittimato bisogno di un sistema di misurazione compatto valido per tutte le organizzazioni è diventata una leva per esercitare controllo. Quello che era iniziato come una funzione di partnership ideata per le persone, per fornire une metodologia ai soggetti operanti nel settore, al fine di mantenere il controllo dei propri affari, si è evoluta in una funzione parentale che i vertici aziendali usano per mantenere la loro responsabilità sulle unità subordinate. La professione finanziaria, con la propria armonia e motivazione, in molti casi, è stata favorevole al punto di vista del controllo parentale.

Riformare la distribuzione del potere e dei privilegi significa riordinare le pratiche finanziarie che sono profondamente radicate nel nostro modo di pensare le organizzazioni. Molti manager sono motivati ad abbracciare il concetto dell’autogestione per il lavoro di gruppo, ma ancora hanno fatto uno sforzo minimo per rilasciare a questi gruppi maggiore autonomia sul controllo della contabilità.

La nostra mentalità sulla moneta, che ha trovato un espressione nel modo in cui abbiamo costituito il nostro dipartimento finanziario, continua ad essere un importante tassello della strategia di governance. Questo è visibile all’interno dell’arena dei servizi pubblici. A tutti i livelli di governo, sono presenti guardiani ed unità di verifica. il loro compito è quello di monitorare costi e possibili frodi. Ogni Organizzazione ha le sue controparti.

In molti Dipartimenti finanziari, come menzionato prima, uno dei ruoli di vertice è spesso chiamato “controller” ovvero ispettore. Questo non è un lavoro che si potrebbe definere come orientato al pubblico. Quando controlli qualcosa, appoggiato da un atto costitutivo, guidato da principi generalmente accettati, guardandoti da esterno e supportato dai vertici aziendali, l’estensione del ruolo parentale è evidente.

Per dare praticità alla Stewardship, e per sostenere la diffusione della resposnabilità, dobrebbe essere presente un modo di pensare la gestione del denaro che non istituzionalizzi le funzioni di controllo e custodia in un dipartimento, chiamato finanza.

Un promemoria … questa discussione non è tanto un commento sull’attività finanziaria, ma riguarda le nostre abilità nella gestione del denaro. L’attività finanziaria è semplicemente la prestazione dell’attività che abbiamo chiesto di fare. Se il nostro staff per la finanza rappresenta una implementazione del patriarcato, che penso lo sia, è solo perchè abbiamo deciso collettivamente che il patriarcato è come desideriamo il governo.

IL DENARO è IL MESSAGGIO

La programmazione finanziaria ed i controlli sono gli strumenti principali per lasciare fuori le nostre intenzioni. Poche cose sono il simbolo di ciò in cui crediamo, filosofia e paura restano più vivide che i sistemi e le procedure che abbiamo stabilito per controllare il denaro. Le procedure finanziarie determinano il modo in cui parliamo i nostri progetti, dei nostri rendimenti, della nostra storia. L’economia è diventata un argomento centrale nelle nostre vite, addirittura diamo al denaro il potere di dare considerazioni su noi stessi. Se volessimo sapere dove collocarci a lavoro, il nostro budget e l’autorità di vigilanza sulle spese sono gli indicatori più affidabili, sono indicatiori che rivelano in che modo l’organizzazione ci considera. Qualità e fiducia sono misurate dalla quantità di denaro che ricaviamo e la quantità di denaro che siamo liberi di spendere.

L’entità del controllo finanziario ci dice, nel caso fossimo interni o esterni, che la nostra stella stia salendo o sia in caduta, se siamo accettati per come siamo, o se ancora abbiamo molto da provare. La dimensione del nostro budget e l’approvazione dell’autorità sono saldamente intrecciate con il nostro sistema di prerogative e privilegi. L’ammontare di dollari che abbiamo a disposizione è il distintivo di affiliazione e più alto è il numero, più profondo è il nostro inserimento all’interno della classe governante. Controllare il denaro, in se e per se, è diventato il trofeo, che esso sia buono o meno per il commercio.

Troppo facilmente rivendichiamo la sovranità riguardo il controllo sulla moneta. Nel caso lo mettessi in dubbio, prova a ricordare una discussione priva di emotività che hai avuto con i tuoi genitori sulla paghetta, o che hai avuto con i tuoi figli. Redistribuendo ciò che hai la responsabilità sarà credibile solo quando saremo favorevoli a ridisegnare le nostre pratiche ed i controlli finanziari per offrire più scelta alle persone vicine al consumatore. Tu non puoi avere partecipazione e autogestione dalle fondamenta dell’organizzazione e mantenere altamente centralizzate le pratiche finanziarie senza nessun cambiamento al vertice. Il diritto di gestire il denaro o altri è, per certi versi, molto più potente che avere il diritto di licenziare qualcuno. Il licenziamento capita meno frequentemente che la scarsità della valuta. Controllando il denaro, a causa della frequenza e dell’immediatezza dell’atto, è le definizione operativa del potere nelle nostre istituzioni. Come risultato, la distribuzione delle scelte va mano nella mano con la rivalutazione di procedure usate per spendere e controllare la moneta. I livelli di approvazione, il processo di bilancio, l’apertura di informazioni economiche, l’abilità di ottenere e spendere soldi al momento di fare il prodotto, vendere il prodotto e servire ai clienti sono elementi alla base della legittimazione e risentono largamente di una collaborazione.

COSTRUENDO UNA FINANCIAL STEWARDSHIP DIFFUSA

Se avessimo voluto che l’approccio al denaro rispecchiasse il nostro impegno, di seguito viene riportata la nostra agenda.

Divulgazione totale e letteratura economica

Per tutte le ragioni spiegate in precedenza, nel contesto di rinegoziare il contratto attraverso Stewardship, tutte le informazioni sono riproposte di seguito. Gli individui che desideriamo responsabilizzare circa le spese devono capire le realtà economiche dell’organizzazione e devono capire inoltre in che modo si possono ottenere e spendere i soldi. Essere pienamente informati significa capire le conseguenze economiche che hanno le nostre scelte.

Una riguarda la divulgazione totale delle informazioni nel caso ce ne fosse qualcuna che non desideriamo condividere con i nostri competitor – qualche costo strutturale, le nostre strategie per entrare e uscire da nuovi mercati o produrre nuovi prodotti. Tutto questo è legato alla fiducia che riserviamo verso le persone della nostra unità e da quanto vulnerabili pensiamo di essere. L’errore deve passare attraverso quello che sappiamo. Molto di quello che pensiamo è confidenziale, il mondo conosce già o lo leggerà sul giornale al mattino.

Controllare le informazioni finanziarie è anche un modo per mantenerer potere. Abbiamo la tecnologia per diffondere la conoscenza economica circa l’organizzazione circa l’organizzazione. Quello che è richiesto è la volontà e la fiducia per divulgarlo. Quando le persone sono pienamente informate il potere si bilancia.

La responsabilità del budget

Ogni persona o gruppo ha la necessità di essere responsabile per il budget necessario per il completamento delle proprie attività. Questo è particolarmente difficile poichè gran parte di noi non spende i propri soldi. Non sono i soldi degli altri, ma tanti di noi non hanno mai controllato o visto l’estratto conto in banca. Quelli dei budget sono “soldi simpatici” che naturalmente non avremo. Emotivamente, la proprietà e la responsabilità derivanoo dall’atto della creazione e dello stato di conoscenza completa. Una domanda chiave è: da dove è partito il budget? Il budget è una promessa. E’ l’impegno ad inctrorare una gamma di oggetti, recapitare un set di prodotti o sevizi per un determinato livello di spesa.

La domanda più primitiva è che il nucleo di lavoratori crea ed impegna  il loro budget, sia che il budget fosse affidato a loro, oppure se la supervisione fosse affidata ad un gruppo?

Le restrizioni e le regole di base delle quali noi viviamo è questo che crea la responsabilità. Se siamo riluttanti a rendere le persone pienamente partecipi nel processo di formazione del budget, spesso significa che non vogliamo rendere visibile le modalità secondo cui prendiamo le decisioni che influenzeranno i soggetti coinvolti ed il loro lavoro.

Un altro sintomo del patriarcato in molti dei processi atti a determinare il budget è il fiume di parole che ne segue. La credenza è che io debba chiedere più soldi di quanto ne servano in modo da creare un surplus per portare qualcun altro. Un espressione di bassa fiducia ed alto controllo ambientale.

Monitoraggio

Il processo di monitoraggio nomina le persone che decidiamo essere le responsabili della economic stewardship. Uno dei contributi alla funzione finanziaria primaria riguarda l’elaborazione di una via comune di ricerca e la comunicazione delle prestazioni economiche dell’organizzazione. Questa informazione è necessaria per decidere dove allocare le risorse e per sapere quando le unità sono in difficoltà. Come le misurazioni sono scelte e come viene stilata la registrazione, è dovuto al fatto che viene meno la fiducia nella centralizzazione dei gruppi finanziari e nella loro capacità gestionale con le quali utilizzaranno le informazioni.

Risulta una operazione delicata trovare un equiibrio tra essere l’agenzia che raccoglie prestazioni e mantenere una posizione stabile al servizio e come collaboratore con l’organizzazione. Quando il gruppo finanziario diventa troppo attivo, puntualizzando problemi e offrendo rimedi, scagionano l’organizzazione di linea dal prendere responsabilità per il nostro futuro economico. Collaborazione significa che ogni membro ha la possibilità di scegliere quali “dollari” sono da monitorare più attentamente, la forma per comunicare i risultati relativi al monitoraggio, e soprattutto le azioni da seguire. Parte del problema è che non possediamo la tecnologia per un largo numero di persone che permette di raggiungere facilmente un ampio spettro di informazioni su ciascuna operazione. Un esempio semplice è quello dei managers che, sempre son minore fatica, possono ottenere dettagliate spese di viaggio e tabulati sulle spese telefoniche, su svariati livelli inferiori. Tutto questo grazie alla tecnologia che può portarci le informazioni, ma questo non significa che siamo costretti ad usarla. Stewardship diventerà una realtà quando le squadre nucleo dei lavoratori hanno gli strumenti per analizzare il proprio benessere economico e quindi avere la possibilità di fare una scelta sul come gestire i dati.

Autorità di spesa

L’autorità di spesa è la misura più veloce per rendere disponibili i privilegi. imipostare una Autorità di spesa dal livello è il veicolo mediante il quale la classe di sistema viene stabilita. La nozione di avere persone di livelli superiori permette di avere un margine di scelta maggiore sul denaro, ma assume un senso dal momento che loro possiedono una visione più larga dell’organizzazione.

La disparità degli istituti di vigilanza fondata su più livelli merita quindi un approfondimento. Spesso ci troviamo davanti a situazioni dove un solo individuo è responsabile di un budget da 3 milioni di dollari, incapace di spenderne 500 (dollari) senza autorizzazione. Ciò che è opportuno rilevare è che esiste una ragionevole giustificazione economica per le spese. I lavoratori principali hanno bisogno di imparare come calcolare i tassi di interesse e devono sapere quale sia il tasso di interesse applicato dalla banca. Loro saranno in grado di acquisire le conoscenze dalla letteratura.

L’autorità decisionale si occupa invece del numero necessario di firme per sbloccare il finanziamento. Perchè più firme? L’unica ragione per giustificare 3/4 livelli di firme su una data voce di spesa ha lo scopo di rafforzare la sovranità, ma non aggiunge giudizio alle decisioni.

Presso il China Lakes Naval Weapon Center, il processo di ratifica ha causato costosi ritardi. Per porvi rimedio, la compagnia ha fornito carte di credito a 400 impiegati, che, adesso, hanno la possibilità di andare in città per acquistare i rifornimenti di materiale necessario a concludere il lavoro. E’ stato comunicato che avrebbero dovuto usare normali canali di acquisto all’inizio ma, nell’eventualità fosse stato necessario, avrebbero avuto l’autorizzazione di andare in città per acquistare il materiale necessario. A questo fine (ndr) è stato creato un registro di tracciabilità, risolvendo così il problema. In questa procedura innovativa è presente un messaggio di fiducia che probabilmente ha lo stesso valore della spesa. A due dall’avvio di questa procedura, la fiducia non è ancora stata tradita.

Acquisti centralizzati

La maggiore giustificazione per centralizzare l’autorità sugli acquisti è stata l’economia di scala ottenuta dal dipartimento acquisti. Le persone mandatarie possiedono le abilità per negoziare le vendite e possono quindi raggiungere     quantità maggiori per lo stesso prezzo. In molti casi questo rappresenta un vantaggio, ma ciò che occorre considerare è il costo relativo alle persone assunte per questo lavoro che devono aspettare ciò che gli serve. Se la velocità di risposta della piazza di mercato o del consumatore è vitale, il costo totale di una lenta acquisizione potrebbe assumere un peso molot maggiore suiu vantaggi riconducibili al prezzo, rispetto ad un controllo sul maggiormente qualificato. L’alternativa sarebbe quella di avere il controllo sull’ammontare e sulla decisione di locazione dell’acquisto che può essere definito soprattutto dalle richieste della strategia dell’organizzazione. Lasciare che il livello di autorità sulla spesa siano determinate dalla natura dell’incaricoe la necessaria assunzione di piccoli circoli decisionali.

Riconsiderando il costo dei nostri sistemi di controllo servirà anche risparmiare nel processo stesso di acquisizione. Ci sono molte storie che parlano di una spesa di 4 dollari per ottenerne 6. Potrà sembrare divertente, ma conosco una azienda che, quando ha analizzato la struttura delle proprie pratiche di acquisto, ha scoperto che tale meccanismo costava all’azienda 4 milioni di dollari per avere un controllo sull’acquisizione totale di 6 milioni di materie prime.

Quando i gruppi di acquisizione e quelli di controllo finanziario decidono di definire i propri ruoli, come a voler insegnare all’organizzazione di linea come stabilire i loro controlli, piuttosto che rafforzare controllo e compattezza, solo a quel punto essi avranno iniziano a trattare la squadra principale di lavoro come consumatori. Negozieranno una moltitudine di servizi diversi e livelli di partecipazione in relazione al gruppo. Forse non arriveremo ad avere tutti la carta di credito, ma forse avremo un account al negozio alimentare.

La funzione di verifica

L’unità di verifica ha il ruolo più difficile riguardo la scelta di come servire l’istituzione. In molti casi il regolamento richiede loro di rappresentare una funzione di monitoraggio sul top management. Allo stesso tempo essi vogliono supportare i managers nel fornire un rendimento migliore. L’unità di verifica ha sempre una scelta, quindi. Ha la possibilità di enfatizzare la protezione e la verifica oppure preferire l’acquisizione di conoscenza e consulenza. L’unità di verifica nasce dalla più grande famiglia di polizia e protezione ed innalzare questo patrimonio non è semplice e, per molti aspetti, non consigliabile. Le unità di controllo hanno oltrepassato la linea, quindi, quando un responsabile sostitutivo e prende la responsabilità di eliminare le pratiche inefficienti.

Una Agenzia di Supervisione Federale ha scoperto che la perdita di un management appaltatore ha speso 150 dollari per una giacca di renna per una festa natalizia caricando la spesa, seppur non prevista dal contratto, come parte delle spese generali ed amministrative. Niente di illegale nel farlo. Le unità predisposte alla verifica hanno solo pensato che è stato un gesto stupido. In alternativa, l’appaltatore stava facendo un buon lavoro sul progetto. Il vero spreco probabilmente è legato al fatto che questo è costato al governo 500 dollari per trovare il cappotto di renna, più dieci volte la stessa somma per la distribuzione delle relazioni lavorative e la rotazione del punto di difesa che da sempre segue questo tipo di conclusioni.

L’obiettivo più profondo dell’unità di vigilanza è di supportare la responsabilità legata alla Stewardship, ad ogni livello. All’interno di un ambiente Stewardship, i managers medi ed i lavoratori principali sarebbero i primi consumatori, mentre una attenzione secondaria sarebbe riservata al top management ed ala Commissioni di Verifica.

In generale la funzione finanziaria supporta la gestione patriarcale quando sceglie di:

• Prendere l’esclusiva responsabilità di scrivere la strategia e le procedure per controllare le spese e conformarle alla legge.

• Essere responsabile di assicurare fedeltà a quelle procedure e strategie.

• Condurre studi di accesso alla conformità con le strategie e le procedure stesse.

• Riportare al vertice i risultati di queste ricerche.

Più profonda responsabilità verso l’organizzazione risulterebbe da un utilizzo della finanza così strtutturato:

• Insegnare alle unità di linea come creare le loro strategie e procedure. Scrivere strategie solo come richiesto dalle unità operative.

• Studi congiunti con gli sponsor, all’invito delle unità di linea dove possibile. Lasciare che le  unità di linea determinino come agire in base alle conlcusioni. Lasciare che i risultati degli studi diventino proprietà dell’unità di linea richiesta. Riportare in relazioni le linea seguite dai managers di linea, con il gruppo di verifica in attesa, e non a guida. Truffe e questioni di sicurezza sarebbero le uniche eccezioni. Nessuna strategia su pratiche semplicemente inefficienti.

• Identificare il minimo assoluto delle pratiche standard che devono essere eseguite consistentemente attraverso i gruppi operativi.

Essere in possesso di format minimali dove trascrivere i risultati. E’ richiesta una coerente giustificazione da parte del gruppo finanziario, piuttosto che chiedere all’unità guida di giustificare le eccezioni. Il principio è che le persone sono responsabili di creare standard secondo cui gli stessi scelgono di essere misurati. Ma anche che gruppi o individui siano capaci di auto-monitorare le proprie prestazioni in base a quelle stesse misure. Il ruolo del gruppo del personale è quello di monitorare ed insegnare gli strumenti, le abilità ed i modi di pensare su come creare controlli e misure effettive. Forse il 20% del tempo necessario per richieste e controlli sono così tecnici che alla fine non pagano (in termini di tempo ndr) affinchè la linea impapri come strutturarlo. Ma lascia che il controllo del personale guida sia una eccezione. Il ruolo del personale possiede quindi una funzione educativa che risulta essere una prestazione in servizi e self-management.

VIVERE ALL’INTERNO DELLE REGOLE

    Una delle difficoltà che si presentano al momento di cambiare il modo in cui i gruppi finanziari mettono in relazione con la politica dell’organizzazione è legata alla esistenza di regolamenti, ed il mondo ha diffusamente accettato i principi di verifica e controllo.

    Ogni qualvolta si perdesse il controllo centrale e si distribuissero in modo più ampio le decisioni finanziarie, si deve assumere qualche rischio. L’incarico della professione finanziaria non è quello di essere responsabile della eliminazione dei rischi, ma di chiarire quali siano questi rischi e quali siano le conseguenze di un possibile fallimento.

    Il desiderio di creare un ambiente privo di rischio è esattamente il ruolo della burocrazia. Ogni norma o regolamento sui libri esiste perchè qualcuno, in passato, a causa della sua irresponsabilità o ignoranza, ha commesso uno sbaglio. La credenza, soprattutto riferita al settore pubblico, è che noi possiamo legiferare sugli errori, le perdite, e sollevare le istituzioni dall’imbarazzo. Ogni atto di controllo, ispezione, e di regolazione riduce la responsabilità comune di tutti coloro i quali rispondo alla stessa legge.

    Secondo la Stewardship, affinchè il controllo venga diffuso occorre coinvolgere gli altri con grande calma e dialogo. L’atto di fede è che tramite una buona informazione e la buona fede, le persone possano fare decisioni responsabili su ciò che gli è stato chiesto di controllare e tutti possono aiutare a migliorarlo. Questo rende possibile, per i soggetti finanziari di soffermarsi sugli esercizi commerciali. La loro unica abilità è quella di capire i sistemi di controllo, conoscere le modalità di verifica, elaborare informazioni finanziarie  e presentarle in modo utile.  Potranno così guadagnarsi il loro posto tramite le loro abilità verso la comprensione dell’economia dell’organizzazione piuttosto che tramite le loro abilità di controllare quest’ultima. Infatti, questa è la relazione che i soggetti finanziari hanno già con gli individui posti ai vertici delle organizzazioni cui sono impiegati. La crescita allora è di comprendere allo stesso modo i lavoratori che appartengono ad i livelli inferiori dell’organizzazione.

Traduzione a cura di Gabriele Mammì